Bạn có nhận ra rằng không phải bất kỳ bức email nào cũng cần được gửi ngay mà cần phải đến đúng thời điểm nào đó gửi đi thì mới có ý nghĩa? Vậy bạn phải làm thế nào để trì hoãn và hẹn giờ gửi mail trong outlook? Hãy cùng bài viết tìm hiểu ngay sau đây nhé!
1. Hướng dẫn trì hoãn việc gửi email duy nhất
Đặt lịch trì hoãn gửi mail trong outlook
Khi bạn đã lên lịch gửi mail trong Outlook, để trì hoãn thao tác này chúng ta sẽ tạo ra một tin nhắn mới, nhập đầy đủ các thông tin email người nhận tuy nhiên chúng ta sẽ không bấm Send để gửi mail.
Thay vào bấm Send, lựa chọn thanh Options ở tại cửa sổ tin nhắn. Ở đây sẽ hiển thị phần Delivery Options ở hộp thoại Properties. Hãy chọn vào mục này, sau đó chọn hộp “ Do not deliver before” nghĩa là không gửi trước khi… Nhấp mũi tên xuống ở ngày tháng năm và chọn ngày mà bạn muốn ở cửa sổ lịch vừa hiện ra nhé.
Sau đó, hãy nhấp tiếp mũi tên xuống trong hộp thời gian, chọn thời gian cụ thể trong danh sách thả xuống là được. Tiếp theo, bấm Close và Email của bạn sẽ được gửi đúng vào ngày – thời điểm mà bạn lựa chọn.
Đây là phương pháp hẹn giờ gửi mail outlook khá đơn giản và dễ dàng mà bất kỳ ai cũng làm được.
2. Cách hẹn giờ gửi mail trong outlook nhiều email cùng lúc có tính quy luật
Phía trên đã nói đến là cách hẹn giờ để gửi mail trong outlook trên cùng 1 email duy nhất. Vậy làm sao để có thể trì hoãn việc gửi nhiều email cùng 1 lúc bằng quy luật nhất định?
Cách hẹn giờ để gửi mail trong outlook nhiều email cùng lúc có tính quy luật
Để có thể thực hiện thao tác này, đầu tiên bạn cần phải vào thanh File trên cửa sổ chính, sau đó lưu email của bạn lại thành thư nháp (hay draft). Bạn cũng có thể đóng cửa sổ của tin nhắn cũng như để mở nó, sau đó nhấp chuột vào cửa sổ chính để kích hoạt.
Tại màn hình giao diện của Outlook lựa chọn “Manage Rules and Alerts”, sau đó chắc chắn rằng thanh E–mail Rules vẫn đang hoạt động. Chọn vào nút “New Rule”. Lúc này, hộp thoại Rules Wizard sẽ xuất hiện. Ở Step 1, bạn hãy chọn Select a template.
Khi lựa chọn thao tác này xong thì ở bên dưới sẽ xuất hiện “ Start from a blank rule”. Chọn “Apply rule on messages I send” nghĩa là áp dụng quy tắc này với tin nhắn tôi gửi. Quy tắc cũng sẽ hiển thị trong Step 2. Bấm next.
Nếu như bạn có điều kiện nào đó để áp dụng, hãy chọn điều kiện này trong Step 1 ở phần Select Conditions nhé. Còn nếu như quy tắc bạn tạo có thể áp dụng cho bất kỳ email nào thì hãy cứ bấm Next.
Ở hộp thoại Deferred Delivery, bạn hãy nhập số phút mà bạn muốn hẹn giờ gửi mail trong outlook 2007, 2010 hay 2013. Sau đó sẽ có 1 liên kết “a number of” được thay thế bằng số phút đã nhập. Sau khi hài lòng, hãy bấm NEXT.
Cuối cùng là đặt tên cho Rule vừa tạo, sau đó bấm Finish là hoàn tất.
Như vậy, với bài viết trên đây, bạn đọc sẽ dễ dàng hẹn giờ gửi mail trong outlook với những thao tác cực đơn giản, dễ dàng và tiện lợi.