Bạn có biết, hệ thống email doanh nghiệp có thể sẽ nhận – gửi hàng tá email trong 1 ngày, 1 tuần hay 1 tháng. Tuy nhiên, không phải email nào cũng thật sự có ích và đôi khi, những email cũ từ “thuở nào” sẽ làm tốn không ít không gian và bộ nhớ lưu trữ của tài khoản mail của bạn. Vậy làm sao để outlook tự xóa mail định kỳ?
1. Có tính năng xóa email tự động tại Email Business không?
Tính năng tự động xóa mail của outlook
Hệ thống Email doanh nghiệp (hay Email Business) khi được cấp cho doanh nghiệp thường sẽ được cung cấp thêm dịch vụ hỗ trợ phân chia thư mục cũng như phân loại email vào các thư mục nhỏ hơn.
Trong nhiều trường hợp, khách hàng thường sẽ có nhiều email không quan trọng hay email spam làm rác hộp thư, số lượng thư nhận được quá lớn với nội dung tương tự nhau… cần được outlook tự xóa mail định kì để bảo đảm phần dung lượng. Chính vì vậy, phía bên nhà sản xuất cũng đã tinh tế sắp xếp vào thêm tính năng này đi kèm với những gói Business khác.
2. Hướng dẫn thao tác ra lệnh outlook tự xóa mail
Outlook có thể thực hiện việc xóa mail định kỳ
Để ra lệnh cho Outlook thực hiện việc xóa Email định kỳ, bạn hãy lần lượt thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1 – Đăng nhập vào tài khoản trên webmail của bạn.
- Bước 2 – Chọn Settings => My Settings => Filtering => Folder Auto – clean.
- Bước 3 – Ở bước này, bạn có thể chọn một số lựa chọn như sau:
Ở tab Option: chọn và Use Default auto – clean settings hoặc Override auto – clean settings for this account. Đây là tab được nhiều người khuyên dùng khi muốn cài đặt lệnh tự xóa mail.
Tab folder: bạn có thể thiết lập những email trong thư mục cố định khi muốn xóa tự động.
3. Thực hiện xóa thư tự động trên Folder
Nếu như ở phần 2, bạn chọn tùy chọn là Tab Folder, bạn hãy tiếp tục làm theo hướng dẫn sau để có thể xóa thư định kỳ tự động:
Bước 1 – vào Tab Rules và lựa chọn Add rule. Lúc đó, hộp thọai sẽ hiện ra tự động với mặc định thông số sẵn. Ở đây, nếu như bạn muốn việc xóa thư thực hiện theo thời gian quy định, bạn hãy thay đổi chỗ Type từ Size thanh Date là được.
Lúc này, sẽ có 1 tùy chọn hiển thị trên màn hình là Mail Age. Mục tùy chọn này cho phép bạn giữ lại những email trong thời gian gần nhất. Ví dụ nếu tại đây bạn điền là 30 ngày, thì những email vượt quá 30 ngày thọ từ khi được gửi/nhận sẽ được hệ thống xóa tự động.
Bước 2 – chọn Save để lưu thay đổi.
Như vậy, bạn đã có thể dễ dàng cài đặt cho outlook tự xóa mail định kỳ bằng những thao tác thật đơn giản phải không nào? Hãy ghi ngay lại những bước này để tiện việc kiểm soát thư điện tử của mình nhé.